新发布的ICH GCP指南E6(R3)允许研究者和临床试验管理者定制文档流程，但同时也可能导致GCP检查面临更多的审查。新指南采用的非强制性方法引发了业界对如何满足GCP检查要求的担忧。

2024年1月6日通过的ICH E6(R3)指南，将于7月23日在欧盟适用。该指南允许申办者自主决定哪些临床试验记录属于必须保留的文件。但如果没有明确的规定性指南，申办者可能会担心文档实践的一致性和充分性，以及是否能满足检查员的期望。

保留必要的试验记录，并确保监管机构、监察员、审计员和伦理委员会在需要时能够查阅，以评估试验是否正确进行，并确保试验结果的可靠性。

采用适度、适合目的的方法来开展临床试验是 E6(R3) 指南的关键主题。这种方法适用于试验文档实践，旨在使研究者和临床试验管理者能够定制他们的文档流程，以满足每个试验的独特要求和条件。

代表欧洲制药工业协会联合会（EFPIA）参加ICH E6(R3)专家工作组的Susanne Nørskov（诺和诺德全球临床合规副总裁），在上个月EMA举行的ICH E6(R3)研讨会上指出，“与R2指南不同，R3 将强制性内容与仅仅是建议或最佳实践的内容区分开来”。指南的核心原则文件及附件1（Annex 1）列明所有必须遵循的要求，而三个附录（Appendices）中的内容"仅具建议性，提供补充指导"，Nørskov解释道。

如何确定记录的必要性

Nørskov表示，附录C列出了关于应保留哪些必要临床试验记录的建议，这“符合R3理念”，即“适合用途、灵活且适度”。她指出："虽然附录为记录保存提供了重要指导，但也允许在记录管理和维护方面具有灵活性与适度性。"

在判定记录的必要性时，Nørskov强调，E6(R3)附录C并未硬性规定，而是通过C.3.1节列出的标准指导评估流程。这些标准要求从法律、操作及历史价值三个维度进行综合考量：法律价值涉及是否符合法规要求；操作价值关乎文件在试验日常运作与决策中的作用；历史价值则评估文件对企业知识财产的贡献。

尽管申办者必须评估试验记录是否必要并决定留存，但该评估过程无需正式文档化。"这种方式既能确保必要记录得以保存，又使得流程高效，避免给试验管理者带来过多负担。"

与现行E6(R2)指南强制规定试验前、中、后期必须存档的"基本记录表"不同，E6(R3)附录C提供的非详尽的列表，仅列举通常被视为必要的记录类型，“其作为一种参考工具，突出关键的文档领域，并提供了最佳实践指导。这一变化使团队能够运用专业判断，并调整其文档策略，以更好地适应试验的独特目标和操作环境。”

Nørskov认为，E6(R3) 中对文档要求的新方法可以通过“鼓励深思熟虑地考虑哪些记录是真正必要的，以及应如何维护这些记录”来提高整体试验质量，“它促进了一种问责制和持续改进的文化，营造了一个更具活力和响应能力的临床试验环境。”

满足检查员对非必要记录的期望

EFPIA的Michael Smith在研讨会上提出，如果没有明确的规定性指导方针，申办者可能会担心其文档实践的一致性和充分性，以及能否满足检查员的期望。由于E6(R3)不要求申办者对记录必要性的评估进行记录存档，他问道，在GCP检查期间，公司应该准备回答哪些问题“以传达我们对灵活方法的解释”。

代表欧盟参与ICH E6(R3) EWG的Gabriele Schwarz（德国联邦药品与医疗器械管理局（BfArM））表示，这是一个很难回答的问题，并承认这是一个“可能会在检查期间引起讨论”的话题。

在确定记录的必要性时，Schwarz建议公司在有疑问时让审计员参与进来，以获得评估试验所需的记录的意见。“如果审计员参与讨论……那么我想说，这应该是稳妥的，但我们无法提供比现在R3中解释的内容更多的信息，至少我不能。” 

关于申办者不需要对记录必要性的评估进行记录存档，ICH E6(R3) EWG 监管主席、EMA 的GCP检查员工作组主席Peter Twomey表示，不希望既给予了一定程度的自由，但又通过“如果您决定不保留某些内容，则需要记录它”来限制，这几乎违背了初衷。然而，“如果你觉得记录思考过程很舒适”，那么“这并不妨碍人们这样做”。